شرکت تجارت بم خودرو يکي از بزرگترين سازمان هاي خدمات پس از فروش در صنعت خودروبا بيش از 120 نمايندگي مجاز در سراسر کشور مي باشد که با در اختيار داشتن نيروي انساني متخصص وظيفه ارائه خدمات پس از فروش محصولات توليدي شرکت هاي کرمان موتور و خودروسازان بم را بر عهده دارد.برند هاي خودرويي جک (JAC)، ليفان (LIFAN)، جيلي(GEELY) و به تازگي برند KMC خودروهايي هستند که تمامي فرايند هاي خدمات پس از فروش و تامين قطعات آن بر عهده اين شرکت مي باشد. حضور نيروهاي متخصص و توانمند و انجام مميزي هاي متعدد در همه سطوح سازمان اصلي و نمايندگي ها، اين شرکت را در زمره يکي از قطب هاي بزرگ و نيز يکي از موفقترين سازمانهاي خدمات پس از فروش ايران قرار داده است. رشد و توسعه کمي و کيفي اين شرکت بزرگ در چند سال اخير با شتاب بيشتري همراه بود خصوصا زماني که مديران اين شرکت تصميم به تهيه نرم افزاري يکپارچه براي همه فرايندهاي خود گرفتند که در همين راستا از سال 1396 مذاکراتي جهت تهيه نرم افزار جامع با شرکت سروشان آغاز و پس از برگزاري جلسات متعدد کارشناسي در نهايت منجر به عقد قرارداد همکاري في مابين در خرداد ماه سال 1397 گرديد. شرکت مشاورين نرم افزار سروشان پارس با گذشت حدود دو دهه فعاليت در زمينه ارائه راهکارهاي نرم افزار مديريت خدمات پس از فروش در کشور که محصول نرم افزاري خود را با نام "سروشان" به عنوان اولين و جامع ترين راهکار نرم افزاري مديريت خدمات پس از فروش در ايران معرفي کرده است، در قالب اين قرارداد همکاري به جهت بنچمارک (Benchmark) در صنعت خودرو کشور با شرکت تجارت بم خودرو جهت ايجاد زيرساخت يکپارچه نرم افزاري ، گام بلندي در شروع يک پروژه ملي برداشت.
طبق برنامه ريزي هاي صورت گرفته پس از منعقد شدن قرارداد تيمي متشکل از مديران و کارشناسان هر واحد از شرکت تجارت بم خودرو به همراه تيم تحقيق و توسعه(R&D) و توليد سروشان جلسات کارشناسي متعدد براي هر واحد کاري (فروش و بازرگاني، مالي، انبار، گارانتي و فني، تعميرگاه هاي مرکزي، شبکه و نمايندگي ها)بصورت جداگانه برگزار و موارد اعلامي و نياز هاي واحد ها جمع بندي و پس از تحليل , تدوين و اصلاح , فرايندهاي استاندارد در هر يک از واحدها جمعبندي و تصويب و نهايي گرديد و در ادامه توسعه امکانات نرم افزار سروشان مطابق بر مصوبات جلسات کارشناسي , در دستور کار شرکت سروشان قرار گرفت. از جمله نکات مطرح شده در جلسات کارشناسي ، تعدد ديتابيس ها بر حسب برند هاي مختلف، عدم يکپارچگي نرم افزار انبار و خدمات پس از فروش با نرم افزار مالي ، طولاني بودن فرايندها به دليل عدم يکپارچگي و تعدد نرم افزارهاي مورد استفاده، عدم امکان ثبت مجوز و کليم در نرم افزار (ارسال و تاييد بر اساس ايميل انجام ميشد و نه بر بستر نرم افزار) ، داشتن نرم افزاري جدا براي انبار ، عدم امکان توسعه نرم افزار ، عدم امکان گزارشگيري متمرکز ، عدم پوشش کامل الزامات سازمان هاي بيروني (ISQI) و ... از عراضه هاي نرم افزار قبلي شناسايي و براي رفع آنها در سروشان برنامه ريزي بعمل آمد .
در همين راستا و به جهت رفع موارد اعلامي در ابتداي پروژه ساختار ديتابيس يکپارچه شده و تمامي برند هاي مختلف خودرويي و واحدهاي کاري در يک ديتابيس مرجع و واحد اقدام به ثبت اطلاعات کرده و تمامي نگراني هاي اين حوزه مرتفع گرديد.همچنين تمامي ديتاهاي قديمي از چندين ديتابيس مختلف به جهت تجميع سوابق قطعات و خدمات ارائه شده به خودروهاي اين شرکت از سال 1389 تا انتهاي سال 98 پس از تصحيح اشتباهات و حذف اطلاعات نادرست با تاييد کارشناسان شرکت تجارت بم خودرو به ديتابيس نرم افزار سروشان منتقل گرديد. از ديگر عوامل پر اهميت که در جلسات کارشناسي مطرح گرديدعدم يکپارچگي حوزه هاي مختلف کاري با نرم افزار مالي بود که موجب ايجاد برخي مغايرت هامي گرديد و رفع مغايرت نيز طولاني و زمان بر و در مواردي غير ممکن مي شد که با استفاده از امکانات نرم افزار مالي سروشان بطور کامل مرتفع گرديد.
از جمله اقدامات قابل توجه در اين پروژه ارتباطات با سيستم هاي فروش و ارتباط با مشتريان شرکت کرمان موتور و خودرو سازان بم که شرکت تجارت بم خودرو وظيفه ارائه خدمات پس فروش به محصولات توليدي آنها را بر عهده دارد، بوده است. اين ارتباطات با تکنولوژي هاي وب سرويس،APIو View برقرار شده و بصورت آنلاين ديتا بين اين شرکت ها منتقل مي گردد.
پس از انجام اقدامات فوق و تحويل موارد مصوب شده در جلسات کارشناسي و بررسي تمامي جوانب در اسفند ماه سال 1398 تصميم به شروع کار نرم افزار از ابتداي سال 1399 گرفته شد و بهمين سبب، يک دوره آموزش حضوري نرم افزار براي کاربران منتخب نمايندگي هاي شرکت تجارت بم خودرو به مدت 5 روز کاري در محل مرکز آموزش شرکت بم خودرو با حضور کاربران اصلي تمامي نمايندگي هاي سراسر کشور برگزار گرديد.
با تکميل فرايند هاي آموزش نرم افزار، برنامه ريزي استقرار يکي از بزرگترين سازمان هاي يکپارچه خدمات پس از فروش در ايران با نزديک به 1000 يوزر کاربري در ابتداي سال 1399 با پشتيباني تيمي از کارشناسان واحد استقرار و پشتيباني شرکت سروشان آغاز گرديد.
به خود مي باليم که با کمک همکاران شرکت بم خودرو توانستيم اولين سيستم جامع و يکپارچه خدمات پس از فروش را براي نخستين بار با پوشش فرايندي حداکثري در ايران طراحي و اجرا نماييم.
در ادامه به برخي ويژگي هاي نرم افزار در واحد هاي کاري مختلف مي پردازيم:
ويژگي هاي نرم افزار در حوزه گارانتي و فني
هوشمند سازي گارانتي قطعه و خدمت بر اساس مدل خودرو و داشتن الزام اخذ مجوز , پيش فرض گارانتي يا غيرگارانتي بودن و نيز مشمول گارانتي برگشتي شدن.
هوشمند سازي مستندات مجوز ها و کليم ها که تمامي دستور العمل ها کاغذي و ايميلي تبديل به فرآيند سيستمي گرديد.
ايجاد و طراحي امکان جهت رسيدن از اظهار مشتري به خرابي، خدمت و قطعه با طراحي درختواره هاي متعدد در سيستم.
صدور خودکار کليم پس از بايگاني و ( ترخيص ) خودرو (Auto claim).
تشخيص خودکار وضعيت گارانتي و غيرگارانتي بودن قطعه يا اجرت بر مبناي اطلاعات گارانتي خودرو و پيمايش آن ، اطلاعات اختصاصي گارانتي قطعه يا خدمت و نيز کنترل شروط برگشتي براي پذيرش جاري ، اين تشخيص بدون دخالت کاربر انجام ميگردد (هوشمند سازي کارشناسي گارانتي) .
امکان ايجاد مجوز هاي خاص همچون تخفيفات ويژه و مجوز امتيازات ريالي باشگاه مشتريان
هوشمند سازي کنترل اجرت ها بر اساس سطح امکانات فني درجه مهارت تکنسين ها در تعميرگاه ها و نمايندگي ها.
تشخيص اجرت هاي متداخل و وابسته و جلوگيري از درج اجرت و هزينه اي مازاد و تکراري .
هوشمند سازي درختواره عيوب قطعات Nature Code , Cause Code.
کنترل هاي زماني براي مجوز ها و کليم به صورت خودکار در بازه هايي که از قبل تعريف شده است.
ابطال خودکار گارانتي خودرو هايي که سرويس اوليه آن در نمايندگي مجاز انجام نشده است.
پيشهاد هوشمند بر حسب کيلومتر کارکرد انواع سرويس هاي دوره اي ، خدمات الزامي ،فراخوان و کمپين ها.
طراحي مکانيزم ايجاد جشنواره و طرح هاي خدماتي همچون طرح هواي پاک , طرح خدمات نوروزي و خدمات فصلي و ... .
کنترل هوشمند نرم افزار جهت ثبت الزامي اصلاح کيلومتر در صورت مصرف قطعات خاص که اين قطعات توسط واحد گارانتي تعيين ميگردد.
ويژگي هاي نرم افزار در حوزه مالي
جامعيت و يکپارچگي با تمام زير سيستم هاي سازمان
محاسبه در لحظه ارزش ريالي انبارها
صدور در لحظه سند حسابداري بلافاصله بعد از اتمام فرايندهاي تعميرگاه هاي مرکزي و ترخيص خودرو.
مديريت سيستم خزانه داري و کنترل مغايرت واريز ها و مبلغ فاکتور مشتريان.
صدور خودکار اسناد حسابداري بر اساس شابلون هاي دايناميک صدور سند خودکار که از قبل توسط مديريت مالي محترم شرکت طراحي و تنظيم شده اند .
سرويس ارسال صورت معاملات فصلي(TTMS).
محاسبات خودکار نسبت هاي مالي.
گزارش ساز هاي مختلف و متنوع .
صدور صورتحساب رسمي خودکار براي نمايندگان و خريداران
کنترل ميزان بدهکاري، بستانکاري و سقف اعتبار نمايندگان در لحظه
گزارش ساز جامع اسناد دريافتني و پرداختني .
تعريف واحدهاي خزانه داري به تفکيک تعميرگاههاي مرکزي , فروشگاههاي مستقر در تعميرگاهها , فروشگاههاي عرضه مستقيم قطعات شرکت در تهران و سطح کشور .
ويژگي هاي نرم افزار در حوزه تعميرگاهي و شبکه نمايندگي ها
سيستم نوبتدهي آنلاين و سرويس در محل (Home Service) با تعيين حوزه هاي جرافيايي تحت پوشش هر نمايندگي يا تعميرگاه مرکزي و ظرفيت و زمانبندي مجزا، تقويم کاري روزانه , ساعت آغاز و پايان نوبت دهي.
امکان سفارشگذاري و رزرو قطعات و اطلاع قطعات رزرو شده به مشتري از زمان اخذ نوبتدهي اينترنتي تا ورود به نمايندگي
سامانه مديريت قطعات سفارشگذاري شده جهت دعوت مشترياني که قطعه رزرو شده دارند با ارسال پيامک يا اخذ نوبت اينترنتي مستقيم و فرايند افزودن خودکار به موجودي در صورت انصراف مشتري.
سامانه مديريت و تخصيص درخواست هاي سرويس در محل (Home Service) مشتريان
سامانه مديريت گزارشات نويتهاي اينترنتي اخذ شده.
سامانه اختصاصي نوبتدهي براي هر نمايندگي بر اساس ويژگي و شرايط خاص.
ايجاد امکان سرويس اطلاع رساني فرايندها(Car flow).
محاسبه سود و زيان و هزينه هاي تعميرگاه هاي مرکزي.
امکان ارائه گزارشات مديريتي متعدد با استفاده از گزارش ساز.
امکان ثبت دريافت و پرداخت خزانه همچنين ثبت تنخواه داري در تعميرگاه هاي مرکزي.
امکان محاسبه پورسانت پرسنل تعميرگاه هاي مرکزي بصورت خودکار و بر اساس شروط تعيين شده.
تامين سطح بالاتري از استانداردهاي ارزيابي کيفيت (ISQI) منجر به افزايش رتبه تعميرگاه هاي مرکزي و آن شرکت محترم گرديد .
راه اندازي پذيرش بر مبناي اپليکيشن و استفاده از تبلت جهت تسريع در ورود مشتريان به تعميرگاه ها
انواع ابزارهاي نظرسنجي از طريق وب پيام کوتاه و نظرسنجي تلفني .
هوشمند سازي ساعت تخميني تحويل بر مبناي ساعت استاندارد و ساعت کاري تعميرگاه ها.
تعيين ماهيت اجرت هاي استاندارد و تخصصي کردن خودکار جايگاهها در تعميرگاه هاي بزرگ.
تضمين کيفيت ورودي و خروجي بر مبناي استانداردهاي ISQI کنترل هوشمند با سوابق کنترل کيفيت همان خودرو.
تخصيص خودکار قطعات به صورت اتوماتيک براي شاسي هايي که سفارش گذاري انجام ميدهند پس از تاييد ورود قطعات در انبار نمايندگان.
پيش بيني حدود هزينه با کمترين خطا به صورت پيش فاکنور خدمات.
تعهد نامه انصراف و انواع قرارداد هاي صافکاري و نقاشي.
محاسبه خودکار هزينه خواب خودرو ها در دوره گارانتي و غير گارانتي.
بانک اطلاعات نمايندگان با جزئيات کامل که يک پرونده الکترونيک از وضعيت موجود نمايندگي از پيش از اعطاي نمايندگي تا اتمام قرارداد نمايندگي شامل اطلاعات تماس و آدرس همراه با لوکيشن روي نقشه ، اطلاعات حقوقي و مالي، اطلاعات ارزيابي هاي صورت گرفته تا کنون، اطلاعات فني و آموزشي پرسنل نمايندگي، تصاوير تمامي مستندات مورد نياز ، .
امکان ثبت انواع قرارداد نمايندگي ها و مديريت پرونده قرارداد هاي نمايندگي با قابليت دسترسي کاربران با آلارم هاي لازم جهت يادآوري پيش از منقضي شدن قرارداد ها
ايجاد امکان تعيين وضعيت قرارداد نمايندگي ها و رفتار سيستم در قبال وضعيت قرارداد بخصوص کنترل نمايندگان که در وضعيت تعليق مالي قرار دارند.
اخذ گزارشات متعدد مديريتي با استفاده از گزارش ساز نرم افزار سروشان.
انبار
قابليت تهيه ليست جمع آوري و دسته بندي حواله هاي ارسالي بر مبناي مسيرهاي ارسال متفاوت
قابليت تعريف انواع بسته همچنين امکان ثبت در واحد بسته بندي و ارسال بسته ها و ثبت مرسولات ارسالي
محاسبات دقيق وزن و حجم قطعات و بسته بندي ها در انبار جهت جلوگيري از هزينه هاي مازاد حمل قطعات
سيستم انبارگرداني پيشرفته و دقيق با قابليت تعريف فرايند و مراحل انبارگرداني تا حداکثر سه مرحله شمارش.
امکان کنترل موجودي انبار هاي سازمان بر اساس استاندارد هاي روز انبارداري و همچنين کنترل موجودي انبار نمايندگان
محاسبات اتوماتيک زمان هاي تيم جمع آوري و بسته بندي ومحاسبات خودکارTAT استاندارد انبار در جهت الزامات ISQI.
تشخيص مسير هاي ارسال قطعات بصورت خودکار و طراحي انواع فرم هاي ارسال دسته بندي شده جهت هر مسير ارسالي قطعات.
تعريف شناسنامه خودرو ها و قطعات و انجام عمليات مونتاژ و دمونتاژ قطعات.
استفاده از امکان بارکد در انباربه جهت تسريع در فرايند ورود و خروج و انبارگرداني.
مديريت انبارهاي داغي و طراحي انواع تگ داغي و بارکد داغي.
واحد فروش و بازرگاني
فرآيند سفارش گذاري قطعات بر مبناي کنترل سقف اعتبار حساب مالي که تا پيش از اين بدليل عدم يکپارچگي با نرم افزار مالي قابل مديريت نبود.
فرآيند سفارش گذاري بر مبناي مهندسي محصول و قطعه شامل ضريب مصرف , سقف مصرف در يک محصول.
فرآيند سفارش گذاري قطعات بر مبناي کنترل موجودي انبار نمايندگان در لحظه و استفاده از نقاط کنترل موجودي همچون حداکثر موجودي در انبار نمايندگان.
هوشمند سازي انواع سفارشات با ويژگي هاي متفاوت و متعدد و جلوگيري از تعدد سفارشات مازاد.
راه اندازي جشنواره فروش قطعه متنوع و متفاوت از لحاظ قيمت گذاري و محدودسازي قطعات منتخب براي جشنواره فروش با امکان تعيين سطوح قيمتي مورد استفاده در فروش و همچنين تخفيف ها متعلقه .
محاسبات خودکار TAT سفارشات بر اساس الزامات ISQI.
محاسبات تاريخ نخمين وصول سفارشات قطعه خارجي.
کنترل سريع و هوشمند ارزيابي سفارشات بر مبناي کد رهگيري در سطح لاين قطعه.
مديريت سفارشات فروش نقدي به نمايندگان و اخذ تاييد تسويه از واحد مالي در لحظه.
هوش تجاري (BI) نيز در شرکت تجارت بم خودرو عملياتي و در دست بهره برداري مي باشد. توسعه امکان هوش تجاري در دو سال اخير مبتني بر پلتفرم هاي جديد و بروز دنيا در دستور کار متخصصين شرکت سروشان قرار گرفت و اکنون داشبورد ساز مديريتي کاملا بومي طراحي شده است. نرم افزار سروشان با داشتن داشبورد ساز مديريتي به سمت سيستم پشتيباني از تصميم گيري ( Decision Support System) و يا به طور مخفف DSS در حال حرکت است، ازجمله مزاياي هوش تجاري مي توان به اخذ گزارش هاي سريع و دقيق، اعطاي بينش هاي ارزشمند تجاري، تجزيه و تحليل رقابتي، کيفيت بهتر داده ها، افزايش رضايت مشتري، شناسايي روندهاي بازار، افزايش بهره وري عملياتي، تصميمات بهبود يافته و دقيق، افزايش درآمد و بسياري از قابليت هاي ديگر نام برد.
داشبورد ساز مديريتي سروشان يک ابزار کارآمد جهت ساخت و مديريت گزارشات و خروجي هاي مد نظر مديران مي باشد که تمامي مراحل ساخت نمودار تا ارائه گزارش توسط مديران و کاربران قابل انجام بوده و همانند نرم افزار مشابه بازار نياز به دانش تخصصي ندارد، از جمله قابليت هايي داشبورد ساز مديريتي سروشان مي توان به موارد زير اشاره کرد :ساخت انواع نمودار ، ليست ، عقربه ها و هشدار هاي متنوع بر اساس شروط مختلف.
طراحي نمودار و داشبورد هاي نامحدود و چند لايه
نمودار هاي گسترده با قابليت Drill Down
امکان ساخت انواع ليست هاي ساده ، ترکيبي و تلفيقي
امکان ساخت نمايشگر و عقربه هاي مختلف
امکان ساخت گزارشات top n قطعات و خدمات
امکان اخذ گزارش هاي نسبي بر اساس محاسبات و استفاده از ديتاي چند زير سيستم بصورت همزمان
اعمال دسترسي مشاهده داشبورد ها در سطح کاربران و مديران شرکت
و بسياري امکانات ديگر...
از ديگر امکانات نرم افزار سروشان که مي توان در آينده اي نزديک در شرکت تجارت بم خودرو بشکل عملياتي پياده سازي نمود و امکان راه اندازي آن بشکل مستقل مي باشد راه اندازي واحد CRM (نظرسنجي مشتريان) و واحد شکايات مي باشد. راهکار ارتباط با مشتريان سروشان با استفاده از تکنولوژي VoIP ابزار کارآمد و پر کاربردي در اختيار کاربران قرار مي دهد.
شرکت سروشان امکان ارائه اپليکشن B2Cاختصاصي مشتريان کرمان موتور و اپليکيشن B2B مختص امداد که جهت ثبت تمامي اطلاعات مشتريان در واحدهاي امداد و سرويس در محل با قابليت ارائه فاکتور به مشتري، براي شرکت محترم بم خودرو را داشته و اين شرکت با اين امکانات تکميلي مي تواند گام بلندي در جهت اهداف بلند سازماني خود بردارد.
